ما الذي يكوّن ذاكرة المجموعة ولماذا من المهم إدارتها والحفاظ عليها؟
إن ذاكرة المجموعة هي السجل المستمر والمتفق عليه للعمل لمجموعة مسجلة على شاشة العرض أو أية وسائل تسجيل تكون مرئية لجميع المشاركين, ومن ثم يتم لاحقاً نقلها وذلك لتخدم كسجل متطور للمجموعة. إن هذه الطريقة تختلف عن الملاحظات الاجتماعية الفردية والتي تؤخذ غالباً في الاجتماعات العادية حيث أن الذاكرة الانتقائية والتركيز الفردي يفوّت الفائدة من إنشاء ذاكرة للمجموعة.
ما هي فوائد الحفاظ على ذاكرة المجموعة؟
- توفير سجل متطور للاجتماعات.
- لإبقاء كل فريق على نفس المسار.
- لتشجيع المساواة في المشاركة عن طريق تسجيل المعلومات الأساسية التي يقدمها أعضاء المجموعة.
ما هي أخطار عدم الحفاظ على ذاكرة المجموعة؟
- يمكن للمجموعة أن تشوش خصوصاً أثناء العمل على مشكلة معقدة.
- وجود تأويلات مختلفة بين الأعضاء.
أما الميسرون هم المسؤولون عن إدارة دقة ذاكرة المجموعة, سواء أقاموا بالتسجيل بأنفسهم أو عينوا أحداً ليقوم بهذه الوظيفة بالنيابة عنهم.
الأمثلة:
وفيما يلي بعض الإرشادات والمهارات لتسجيل وإدارة ذاكرة المجموعة بكفاءة:
- قبل أن تبدأ الاجتماع, تعرّف على من سيكون مسؤولاً عن الحفاظ على ذاكرة المجموعة, ويجب أن يكون لهذا الشخص بعض المعرفة الأساسية عن الموضوع. قد يكون لتناوب أفراد المجموعة على هذه المهمة فوائد عديدة بالإضافة إلى المشاركة في المسؤولية, كما يمكن للمسجل أن يحصل على فائدة إضافية بسيطة وهي الاستماع بشكل معمق للحوار والنقاش.
- تأكد من أن hلاجتماع يعقد في مساحة كافية وملائمة.
- اشرح كيف سيتم استخدام ذاكرة المجموعة عندما تبدأ الاجتماع وذلك بتسجيل استجابات العضو بدقة.
- استخدم لوحاً Flip chart لعرض إجابات المشاركين, وضع عنواناً في أعلى كل قائمة تلخص مادة جدول الأعمال التي تقوم بمعالجتها.
- رقم كل أوراق لوح العرض قبل الانتقال إلى مادة جدول الأعمال التالية. علق كل الأوراق على الحائط عندما يتم إكمالها, وقم بإزالة العبارات والأوراق غير اللازمة وذلك للتقليل من حجم التشويش.
- في نهاية الاجتماع اجمع أوراق العرض ومن ثم قم بنقلها أو نسخها وتوزيعها على جميع الأعضاء.
إن ذاكرة المجموعة هي السجل المستمر والمتفق عليه للعمل لمجموعة مسجلة على شاشة العرض أو أية وسائل تسجيل تكون مرئية لجميع المشاركين, ومن ثم يتم لاحقاً نقلها وذلك لتخدم كسجل متطور للمجموعة. إن هذه الطريقة تختلف عن الملاحظات الاجتماعية الفردية والتي تؤخذ غالباً في الاجتماعات العادية حيث أن الذاكرة الانتقائية والتركيز الفردي يفوّت الفائدة من إنشاء ذاكرة للمجموعة.
ما هي فوائد الحفاظ على ذاكرة المجموعة؟
- توفير سجل متطور للاجتماعات.
- لإبقاء كل فريق على نفس المسار.
- لتشجيع المساواة في المشاركة عن طريق تسجيل المعلومات الأساسية التي يقدمها أعضاء المجموعة.
ما هي أخطار عدم الحفاظ على ذاكرة المجموعة؟
- يمكن للمجموعة أن تشوش خصوصاً أثناء العمل على مشكلة معقدة.
- وجود تأويلات مختلفة بين الأعضاء.
أما الميسرون هم المسؤولون عن إدارة دقة ذاكرة المجموعة, سواء أقاموا بالتسجيل بأنفسهم أو عينوا أحداً ليقوم بهذه الوظيفة بالنيابة عنهم.
الأمثلة:
وفيما يلي بعض الإرشادات والمهارات لتسجيل وإدارة ذاكرة المجموعة بكفاءة:
- قبل أن تبدأ الاجتماع, تعرّف على من سيكون مسؤولاً عن الحفاظ على ذاكرة المجموعة, ويجب أن يكون لهذا الشخص بعض المعرفة الأساسية عن الموضوع. قد يكون لتناوب أفراد المجموعة على هذه المهمة فوائد عديدة بالإضافة إلى المشاركة في المسؤولية, كما يمكن للمسجل أن يحصل على فائدة إضافية بسيطة وهي الاستماع بشكل معمق للحوار والنقاش.
- تأكد من أن hلاجتماع يعقد في مساحة كافية وملائمة.
- اشرح كيف سيتم استخدام ذاكرة المجموعة عندما تبدأ الاجتماع وذلك بتسجيل استجابات العضو بدقة.
- استخدم لوحاً Flip chart لعرض إجابات المشاركين, وضع عنواناً في أعلى كل قائمة تلخص مادة جدول الأعمال التي تقوم بمعالجتها.
- رقم كل أوراق لوح العرض قبل الانتقال إلى مادة جدول الأعمال التالية. علق كل الأوراق على الحائط عندما يتم إكمالها, وقم بإزالة العبارات والأوراق غير اللازمة وذلك للتقليل من حجم التشويش.
- في نهاية الاجتماع اجمع أوراق العرض ومن ثم قم بنقلها أو نسخها وتوزيعها على جميع الأعضاء.
