هناك أسباب متنوعة تقف وراء عدم تحقيق الاجتماع للأهداف المرجوة منه. فقد تكون للحضور أهداف متباعدة أو قد يفقد الاجتماع اتجاهه الصحيح, أو قد يكون جدول الأعمال مطولاً ولا يمكن تغطيته في خلال الوقت المسموح به. ولا شك أن الاتفاق على الأهداف مقدماً والإجماع عليها يساعد في تسهيل تحقيقها والوصول لها.
التفكير فيما هو آت
قبل عقد أي اجتماع, فإنه يجدر بنا التفكير فيما هو آت والنظر إلى الأمام والتخطيط بعناية لضمان سير الاجتماع بشكل فعّال, وأول شيء يجري تنفيذه في هذا الصدد, هو توزيع جدول أعمال واضح وتداوله, والتأكد من أن الوقت المخصص للاجتماع كاف بحيث لا تضطر للقفز فوق الموضوعات الرئيسة المهمة. ويتعين عليك معرفة الأفراد الذين يحاولون السطو على اجتماعك وتحديدهم ومحاولة استبعادهم وإبطال حججهم مقدماً. كذلك يجب عليك البحث عن أولئك الذين يشاركونك الرأي, وتشجعيهم ودعم وجهات نظرهم.
تجنب المآزق
يمكن تجنب معظم المآزق التي تكتنف الاجتماعات من خلال الإعداد الجيد والمشاركة الإيجابية من الحضور. ويتعين عليك التيقّن مما يأتي:
الدراسة المستفيضة لكل الموارد والنشرات التي تم توزيعها وتداولها قبل الاجتماع.
بدء الاجتماع في الوقت المحدد وإنهاؤه.
اتباع جدول الأعمال بدقة.
في حالة ترؤسك للاجتماع اعمل على استقطاب الآخرين, وحثهم على المشاركة الإيجابية ما أمكنك ذلك.
تأكد أن المشاركين على بينة من القرارات التي تم التوصل إليها. وعند الوصول إلى آخر موضوع على جدول الأعمال, فإنه يمكن للمشاركين تعاطي أسلوب التحادث المرسل, وإذا كنت مترئساً للاجتماع, فاسمح لكل مشارك أن يدلي بدلوه وفق نمط منتظم.
التفكير فيما هو آت
قبل عقد أي اجتماع, فإنه يجدر بنا التفكير فيما هو آت والنظر إلى الأمام والتخطيط بعناية لضمان سير الاجتماع بشكل فعّال, وأول شيء يجري تنفيذه في هذا الصدد, هو توزيع جدول أعمال واضح وتداوله, والتأكد من أن الوقت المخصص للاجتماع كاف بحيث لا تضطر للقفز فوق الموضوعات الرئيسة المهمة. ويتعين عليك معرفة الأفراد الذين يحاولون السطو على اجتماعك وتحديدهم ومحاولة استبعادهم وإبطال حججهم مقدماً. كذلك يجب عليك البحث عن أولئك الذين يشاركونك الرأي, وتشجعيهم ودعم وجهات نظرهم.
تجنب المآزق
يمكن تجنب معظم المآزق التي تكتنف الاجتماعات من خلال الإعداد الجيد والمشاركة الإيجابية من الحضور. ويتعين عليك التيقّن مما يأتي:
الدراسة المستفيضة لكل الموارد والنشرات التي تم توزيعها وتداولها قبل الاجتماع.
بدء الاجتماع في الوقت المحدد وإنهاؤه.
اتباع جدول الأعمال بدقة.
في حالة ترؤسك للاجتماع اعمل على استقطاب الآخرين, وحثهم على المشاركة الإيجابية ما أمكنك ذلك.
تأكد أن المشاركين على بينة من القرارات التي تم التوصل إليها. وعند الوصول إلى آخر موضوع على جدول الأعمال, فإنه يمكن للمشاركين تعاطي أسلوب التحادث المرسل, وإذا كنت مترئساً للاجتماع, فاسمح لكل مشارك أن يدلي بدلوه وفق نمط منتظم.
