مفــهــوم ادارة الاجتمــاعــات:

التوظيف الأمثـــل للإمكانات البشـــرية
والمـادية المتاحة لتــوجيــه الاجتماع
وقيادة المشاركين فيه بأقصى كفاءة
وأقل تكلفة وأقصر وقت
للتحقيق أهداف الاجتماع.

أركــان الاجتــمــاع:

1- الـقـائـــــــد.
2- الأفـــــراد.
3- المكـــــــــان.
4- الزمـــــان.
5- الأهـــداف.
6- جــدول الأعمال.

أنـــــواع الأجتمـــاعــات:

*تجميع أو توصيل المعلومات.
*حـــل المشكــــلات.
*المتـابـعة والرقابــة.
*تـوجيه و إرشاد.
*اتخـــاذ القـــرارات.
*تكوين اتجـــاهات.

أهميـــة الاجتمــاعــات:
1- اتخاذ ومتابعة القرارات .
2- ممارسة التفكير الجماعي في تناول القضايا وحل المشكلات.
3- تنمية روح التعاون واحترام الآراء و إشعار الجميع بقيمة رأيـــه.
4- تدريس وتطوير المشاركين.
5- طريقة لتغيير القناعات وتكوين الاتجاهات.
6- اكتشاف القدرات وتنمية المهارات.
7- طريق لتبادل الخبرات وتقبل القرارات ونقل المعلومات.
8-وسيلة لتقوية العلاقات وتكوين قيادات مستقبلية.

سلبيـــات عوائــق الاجتماعات:

1-تستغرق وقتا طويل في الأعداد والتجهيز والنقاش.
2-زيادة التكاليف المادية الناجمة عن كثرة الاجتماعات.
3-تبديد الطاقات البشرية المجتمعة في وقت واحد لتناول قضية واحدة.
4-تشعب الموضوعات وتعدد الآراء مما يصعب اتخاذ القرار.
5-عدم توفـر أهل الاختصاص أو عدم الرغبة في الحضور.
6-إثارة الخلاف والجدل بين المشاركين بسبب تباين الآراء.


تحضيـر جــــد ول الأعمال:

- تاريخ ومكان وزمن ومدة الاجتماع.
- هـــــدف الاجتماع.
- الحضـــــور.
- قائمة الموضوعات طبقا لأهميتها.
- وقـــت كــــل بند.
- المطلوب من كل عضو قبل الاجتماع.
وزع الجدول قبل الاجتماع بوقت كاف. -

ترتيب بــنود الاجتمـــاع:
*بـــدايــة الاجتمــأع:
- سهلة تحضيرية.
- متوسطة الصعوبة.
- صـعبــة.
- للنقاش فقــط.
- سهـلة ختامـية.
مسؤوليــات الأعضـــاء:
1- الحضور في الموعد المحدد.
2- الحضور الإيجابي وعدم الاتكال.
3- عدم التعصب واحترام الآخرين.
4- بذل مشاعر فياضة نحو باقي الأعضاء.
5- العمل على تحقيق أهدف الاجتماع.
6- القيام بما يكلف به من مهام بعد الاجتماع.

مــهــام الســكــرتير:

1- تجهيز جدول الأعمـــال.
2- أعـــداد ملـف الاجتمـــاع.
3- توجيه الدعوات والتأكد من استلام المرفقات.
4- الإشراف على تجهيز وتهيئة مكان الاجتماع.
5- التنسيق مع جميع من يطلب منهم حضور الاجتماع.
6- تذكير الرئيس والأعضاء بالتكاليف المناطة لهم.
7- مساعدة الرئيس في صياغة القرارات والتوصيات.
8- تجهيز التقارير والبيانات المطلوبة.
9- طباعة المحضر.
10- متابعة تنفيذ قرارات وتوصيات الاجتماع.


كيف تكون مهما خلال الاجتماع:
1- تواجد في مكان الاجتماع في الوقت المحدد.
2- اجلس أمام رئيس الاجتماع.
3- حضر استعد مسبقا الاجتماع.
4- شارك وساهم في الأحداث بصراحة ولطف.
5- اياك واحتكار النقاش.
6- التزم بجدول الأعمال و أصغ لتفهم وتكلم بحيث تفهم .
7- كن إيجابيا ومتفائلا وابن أفكارك على أفكار الآخرين.
8- قم بنقد الآراء ولا تنتقد الأشخاص.
9- اعمل على زيادة النقاش الفردي للتوحيد وجهات النظر.
10- قم بكل ما هو مطلوب منك



الوصايا العشر لادارة النقاش:

1- تقبل النقد.
2- لا تكون أول المتحدثين وإياك والإطناب.
3- المرونة والمحافظة على الجو الاجتماعي.
4- وجه النقاش نحو الهدف وأوقف النقاش عن التكرار.
5- راقب الانتباه ولا تحرج أحد الأعضاء.
6- اختر الوقت المناسب لعقد الاجتماع.
7- احرص على مشاركة الجميع وتحفيزهم.
8- لا تسمح بهيمنة أحد على الاجتماع.
9- تدرب على مهارة الإنصات.
10- لا تصوت إلا بعد تقليل البدائل ووضوح جميع الآراء.

وسائل جعل الأعضاء يحضرون الاجتماع:

1- أبلغهم بجدول الأعمال بوقت كاف.
2- اختصر ولخص الموضوعات الكبيرة واستعمل الملاحق.
3- اترك مساحات بين العناوين الرئيسة.
4- نوع في لون الورق وشكل الطباعة.
5- خاطب الأعضاء بالصيغ التي تتخذ السمة الشخصية.
6-ضع علامات واشارات بارزة علي الموضوعات الهامة.




وسائل الحضور في الوقت المحدد:

1- جعل وقت الاجتماع ملفت للانتباه وفي مكان مناسب.
2- أبدا في الوقت المحدد اغلق الباب.
3- ضع وسائل ملفتة لانتباه المتأخر.
مثل:- سحب كراسيهم إلى جانب آخر من القاعة إلى حين يأتون.
4- أبدا جدول الأعمال بالنقاط الأهم للمتأخرين.
5- اطلب مساعدة الأعضاء الملتزمين وذلك بإحضار المتأخرين معهم.
6- تحدث لدائمي التأخير بصفة شخصية بتبيين أهميتهم.
7- استبدل الأعضاء مدمني التأخير بدون عذر.